Установили контроль топлива, но результата нет? Почему так бывает — и что с этим делать.

На первый взгляд может показаться, что виновата техника. Датчики, трекеры — «что-то не так показывают». Но на деле всё гораздо глубже: проблема чаще не в оборудовании, а в организации процесса. Контроль топлива — это не просто датчики на бак и графики в программе. Это целая система, где важна работа с документами, регулярный анализ и участие сотрудников. И если какой-то элемент хромает — рушится всё.

Мы в компании М2М занимаемся этим уже много лет. Видели десятки ситуаций, когда у клиента установлено отличное оборудование, но в отчётах — хаос, а экономии нет. И знаем, где чаще всего кроется причина. Вот пять ключевых проблем, из-за которых контроль топлива не работает — и как их можно решить.

Первая причина: нет регулярной аналитики

Оборудование установили, система работает, отчёты поступают — а дальше? Кто их открывает / анализирует? Без этого отчёты не анализируются, отклонения не выявляются, экономия не фиксируется. Данные остаются просто данными.

Контроль топлива — это процесс, а не разовая настройка. Нужен человек, который сверяет нормы с фактами, отслеживает корректность отчётов и вовремя реагирует на отклонения.

Вторая причина: неправильно оформленные путевые листы

• Один маршрут на весь месяц;

• Один и тот же пробег «по привычке»;

• Расход топлива — «на глаз».

Если вы не можете доверять путевому листу, невозможно сверить его с фактами. Тогда и данные из системы — неинформативны, они становятся лишь красивой визуализацией, не дающей реального контроля.

"У нас раньше все просто было: водитель писал пробег в путевом - "на глаз", как помнил. Обычно ставил "100 км"- для отчета, так сказать. А в системе мониторинга при этом пробег показывался 140 км. Но никто не сверял, не смотрел. Отчеты были ради отчетов, а не для анализа"

Владелец автопарка, клиент М2М

Третья причина: сбои в работе оборудования

Даже самое надёжное оборудование требует внимания. Особенно в тяжёлых условиях — на вахтах, в лесу / поле, в карьерах — датчики могут загрязниться, выйти из строя, начать давать неверные значения.

Если не следить за исправностью, легко упустить момент, когда система перестаёт показывать объективные данные.

Четвертая причина: нет системной сверки данных

Это действительно трудоёмко. Но без сверки:

• фактического пробега;

• данных с датчиков;

• данных из путевых листов;

• заправок;

• остатков топлива…

…картина будет неполной. Этой работой должен заниматься либо аналитик, либо бухгалтер, либо специально назначенный сотрудник. Без неё — только иллюзия контроля.

Пятая причина: отсутствие вовлеченности руководства

Самая частая и самая критичная ошибка. Когда директор считает, что «специалисты сами разберутся», а специалисты думают, что «директору это не надо» — ничего не работает.

"Мы всегда обсуждаем с клиентом одну вещь: нужен понятный отчет, который директор сможет открыть раз в месяц и за 5-10 минут увидеть всё главное. Вот это действительно работает"

Алексей Сергеевич, генеральный директор М2М

Когда руководитель не требует отчётов и не интересуется итогами, сотрудники теряют мотивацию. А ведь именно директору важны итоги — коротко, понятно, по делу.

Отчёт для руководителя должен быть лаконичным и понятным — без лишних цифр, только факты и выводы. Вот пример такого отчета:

Посмотреть отчет в Google Таблицах

Так что же делать?

Прежде всего — перестать воспринимать СМТ как волшебную кнопку. Это не история «поставил — и заработало». Это инструмент. А инструмент должен работать в связке с людьми и процессами.

Что действительно помогает:

• Назначить ответственного за мониторинг — с мотивацией, а не для галочки;

• Сверять данные хотя бы раз в неделю: маршруты, заправки, нормы;

• Проверять исправность оборудования;

• Интегрировать СМТ с 1С и, желательно, с данными топливных карт — чтобы всё работало как единое целое.

И, конечно, максимально автоматизировать рутину.

Как мы упростили эту работу: М2М Бот

Изучая проблемы клиентов (и свои тоже), мы поняли: нужна простая система, которая:

1. Получает данные из СМТ;

2. Получает данные из 1С;

3. Автоматически сверяет;

4. Выдаёт результат в двух вариантах:

+ Всё в порядке;

- Есть отклонения — с пояснением, где и почему.

Так появился М2М Бот — сервис, который берёт рутину на себя.

В среднем на проверку одного путевого листа вручную уходит около 5 минут. С помощью М2М Бота — 1 минута.
При этом человеку нужно проверять только те ПЛ, где бот нашёл отклонения. Остальные можно просто принять без проверки.

Если вы уже поставили систему контроля топлива, но не видите эффекта — не спешите разочаровываться. Скорее всего, всё необходимое у вас уже есть. Осталось только правильно выстроить процесс.

Система мониторинга — как весы: они не худеют за вас, они показывают, где вы «переедаете». Так и СМТ показывает, где топливо «уходит», где возможны махинации, где неэффективность.

Но действовать должны вы.

«...Мы высоко оцениваем потенциал модуля контроля путевых листов, бот получает финальные данные рассчитанного и проведенного путевого листа из учетной системы 1С и сравнивает показатели времени, пробега, топлива, заправки с данными системы мониторинга транспорта. В случае отклонений бот выделяет путевые и параметры с отклонениями и описывает причины. Это позволяет отойти от рутинной проверки каждого путевого листа, после автоматической обработки путевых ботом, требуется разобраться только с некорректно оформленными путевыми. Это существенная экономия времени и трудовых ресурсов..»

Вячеслав Павкин, начальник отдела автоматизации, ООО «Торговый Дом НОК»

Если хотите, чтобы система действительно начала работать — обратитесь к нам. Мы поможем наладить процессы, внедрить аналитику и снять рутину с сотрудников.

А М2М Бот всё проверит — быстро, точно и без эмоций.